Какие преимущества есть у КЭДО

Что такое КЭДО

Одно из ключевых преимуществ КЭДО заключается в его универсальности. Программой можно пользоваться с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета. Это особенно удобно для руководителей и сотрудников, находящихся в командировках или на рабочих встречах, поскольку позволяет быстро и удобно подписывать необходимые документы.

Документы хранятся в облаке или на сервере компании. Они обладают такой же правовой силой, что и подписанные вручную.

Статистика показывает, что КЭДО чаще всего используют для оформления отпусков, командировок, расчетных листков и подписания внутренних документов, таких как устав или положение о премировании.

Зачем компаниям переходить на КЭДО

Прежде чем внедрять КЭДО, работодателю следует взвесить все за и против для себя и своих сотрудников. Переход на кадровый электронный документооборот предоставляет следующие преимущества.

• Ускорение работы. Даже если руководитель и HR-отдел находятся в разных локациях, они могут быстро согласовать график отпусков или принять нового сотрудника всего за пару кликов. Кроме того, компания экономит время на закупке бумаги, канцелярии и картриджей. Отсутствие необходимости создавать архив, распечатывать бумажные документы и пересылать их заказным письмом или курьером также значительно ускоряет работу.
• Простая работа с документами. В случае необходимости создания копий документов или подготовки отчетов по запросам налоговых или трудовых инспекций, кадровый специалист легко находит нужные файлы в системе КЭДО. Он может оперативно отправить электронный документ сразу нескольким сотрудникам, например, приказ на отпуск или коллективный трудовой договор.
• Прозрачные бизнес-процессы. Еще одно преимущество КЭДО заключается в возможности подписывать большинство кадровых документов. Компания разрабатывает маршрут для каждого документа, отслеживая его движение от отдела кадров до руководителя. Когда сотрудник получает уведомление о новом документе, он ставит электронную подпись через КЭДО или приложение «Госключ». После этого система автоматически передает файл дальше по заданному алгоритму. Это позволяет отслеживать статус документа и при необходимости напоминать сотрудникам о задержках.
• Привлекательность работодателя. Для сотрудников на фрилансе использование КЭДО в компании является значительным преимуществом. Это позволяет им работать удаленно или в гибридном режиме. Больше не нужно отправлять документы по почте или приезжать в офис для подписания бумаг. Работодатель же может находить лучших специалистов, не ограничиваясь рамками одного города или даже страны.

Принимайте во внимание и недостатки перехода на новую программу. Основной минус КЭДО заключается в том, что система подходит не для всех кадровых документов. Некоторые все равно придется оформлять в бумажном виде. Например:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае;
• трудовую книжку, если сотрудник не хочет вести ее электронно;
• документ об инструктаже по охране труда.

Еще один минус КЭДО для работодателя — программа платная. Ее нужно правильно связать с сервисами, которые уже используются, и настроить работу. Возможно, для этого придется нанять IT-специалиста.

КЭДО vs Бумажный документооборот

Если в компании меньше десяти работников и нет текучки, кадровый документооборот можно вести и на бумаге. Архив не займет много места, а расходы на канцтовары будут минимальными. Для крупной компании КЭДО — почти необходимость, потому что через отдел кадров проходит много документов.

Отличия электронного и бумажного кадрового документооборота собрали в таблице.

Эти различия помогают компаниям выбрать наиболее подходящий метод ведения кадрового документооборота в зависимости от своих потребностей и возможностей.

Как перейти на КЭДО

У 56% компаний переход на КЭДО занял менее года, у 36% — один-три года, у 8% — более трех лет. Если взвесили все плюсы и минусы КЭДО и решили внедрить систему в своей компании, следуйте инструкции (более подробно о переходе на КЭДО – в статье.

Шаг 1. Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать

Распишите маршрут для каждого кадрового документа. Например, сотрудник отправляет заявление на материальную помощь, руководитель отдела его согласовывает. Отдел кадров издает приказ и направляет на подпись директору. На последнем этапе документ отправляется в бухгалтерию, которая начисляет выплату.

Шаг 2. Создайте группу для тестового запуска

Соберите не менее трех представителей разных отделов — допустим, HR-специалиста, бухгалтера и юриста. Расскажите сотрудникам о переходе на кадровый ЭДО, плюсах и минусах для них.

Шаг 3. Протестируйте КЭДО на рабочей группе

Соберите обратную связь: что было удобно, что нет. Улучшите маршруты для кадровых документов и разработайте положение об использовании КЭДО. В нем пропишите, с какой даты он вводится, кто получит доступ к системе, какие документы можно подписывать, как сотрудники будут получать уведомление, в какой срок нужно поставить подпись. Утвердите положение приказом руководителя.

Шаг 4. Интегрируйте КЭДО с другими рабочими программами

Например, «1С», CRM, онлайн-бухгалтерией и сервисом для проверки контрагентов. Это нужно, чтобы отделы могли быстро обмениваться информацией и документами.

Шаг 5. Получите от каждого работника письменное согласие или отказ

Для сотрудников переход на КЭДО добровольный. Если человек хочет и дальше подписывать кадровые документы на бумаге, вы не можете ему отказать. Поэтому важно доходчиво донести все плюсы и минусы КЭДО для работника. Обязателен ли переход компании на КЭДО, читайте в статье.

Шаг 6. Выпустите электронные подписи для сотрудников

Для этого можно использовать бесплатное приложение «Госключ» от Минцифры.

Шаг 7. Научите сотрудников работать в новой системе

Создайте инструкции и памятки — например, «Что делать, если несколько раз ввел неверный пароль и заблокировал личный кабинет». Назначьте ответственного работника, который разберется в тонкостях КЭДО и на первом этапе будет помогать другим.

Выбирайте сервисы КЭДО, опираясь на потребности бизнеса. Например, в Битрикс24 подключен «Госключ» и автоматизированы кадровые процессы. Если сотрудник подписал документ, программа переводит задачу в новый статус, затем отправляет уведомление следующему в цепочке работнику.

Если уже используете Битрикс24, заново регистрировать сотрудников в программе кадрового документооборота не нужно. Работникам надо только получить электронную подпись через «Госключ» и ввести логин и пароль для входа в систему. После можно работать с кадровыми документами там же, где и над другими задачами.

Как заказать подключение КЭДО в компании «Айтекс»

Компания «Айтекс» является Золотым сертифицированным партнёром Битрикс24 с многолетним опытом продаж, настройки и сопровождения программ Битрикс24. Заказать подключение КЭДО вы можете следующими способами:

• Оставить заявку на сайте, нажав на кнопку «Заказать услугу».
• Заказать обратный звонок на сайте. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время и ответит на интересующие вас вопросы
• Позвонить самостоятельно по номеру +7 (343) 222-17-20 (Екатеринбург) или 8 (800) 201-89-00
• Написать нам на почту bitrix24@itex.ru

Обращаем внимание, что заявки направленные в выходные и праздничные дни будут обработаны в первый рабочий день.