Что такое BI‑система и зачем она нужна

Чем быстрее развивается компания, тем больше данных нужно обрабатывать. Например, когда прогнозируют продажи, изучают количество сделок в прошлом периоде, суммы, прибыль и другие показатели. А когда хотят привлечь больше лидов, смотрят на прошлые рекламные кампании. Анализировать такие массивы данных вручную долго, и есть большой риск ошибок, поэтому компании используют специальные программы.

Что такое BI-система

С BI-системой удобнее изучать данные, делать выводы и строить прогнозы, анализировать результаты рекламных кампаний и отслеживать эффективность сотрудников. Разберемся, что еще есть в BI-отчетах.

Путь клиента от первого клика с рекламы до покупки товара или услуги. По отчетам увидите, какая часть лидов конвертируется в покупки и на каких этапах воронки. Так получится заметить слабые места в работе менеджеров или кампаниях.

Показатели продаж и рекламы. На дашбордах BI-системы собирается информация из всех рекламных сервисов. Так можно увидеть и отследить весь жизненный цикл клиента, конверсию, стоимость целевого действия, окупаемость инвестиций и другие показатели.

Кадровые данные. Система отражает процент увольнений, количество новых сотрудников по месяцам. А еще разделяет сотрудников по полу, возрасту, зарплате и другим показателям. Это поможет определить портреты работников, которые не подходят компании или, наоборот, чаще других успешно проходят испытательный срок.

Бизнес-показатели. В BI-инструментах собирают информацию о поставщиках и ценах, предложениях конкурентов, остатках товаров на складе и поступлениях. Можно даже отследить, какие товары и услуги более популярны. Это помогает принимать решения: какого поставщика выбрать, когда пополнить складские запасы, какую товарную линейку развивать.

Финансовые показатели. С системой BI-аналитики смотрят выручку за любой период, динамику продаж, процент проваленных и успешных сделок, обязательные платежи. Эти данные нужны, чтобы прогнозировать продажи и выдвигать гипотезы, управлять расходами.

В BI Конструкторе Битрикс24 вы увидите показатели бизнеса из вашей CRM. Можно создать свой отчет или использовать любой из 11 стандартных, например:

• Аналитика сделок — их количество, статус, доходность по месяцам и эффективность рекламных каналов, проценты проваленных и успешных сделок.
• Динамика лидогенерации — конверсия по менеджерам и источникам, количество лидов в работе.
• Динамика продаж — общая выручка и результаты работы специалистов, прибыльные и убыточные месяцы.
• Аналитика звонков — среднее количество звонков по дням недели, статистика менеджеров по входящим и исходящим, число пропущенных.
• Удержание и отток клиентов — количество новых, удержанных, вернувшихся, ушедших покупателей за месяц или год.

Вот пример отчета по сделкам, где система в простом формате представила показатели выручки, конверсии, продаж:

Выберите, какие показатели из CRM-системы включить и как представить информацию, нажмите «Создать новый график». В один отчет можно добавить данные по лидам, сделкам, пользователям, компаниям и другим параметрам.

Как работают BI-системы

С системой работают аналитики данных (Data Analysts, дата-аналитики). Они настраивают процесс ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. На практике это выглядит так:

1. Аналитик настраивает систему, чтобы она извлекала нужную информацию из баз данных. Например, из CRM, SQL или таблиц.
2. Система обрабатывает информацию — определяет закономерности, готовит удобный для пользователя формат отображения данных.
3. Программа выгружает отчеты на дашборд и представляет их в виде наглядных инфографиков. Например, формирует сводную таблицу или диаграмму.

Аналитик сам выбирает, какие данные и в каком виде представить. Например, нужно показать продажи выше среднего чека в третьем квартале прошлого и текущего года. Аналитик выбирает отображение в виде графика: так на общем собрании с менеджерами руководителю будет проще показать динамику продаж.

Зачем бизнесу использовать BI-систему

Аналитика данных BI помогает лучше понимать текущие бизнес-процессы и строить прогнозы. Без нее не обойтись, когда у компании, к примеру, несколько рекламных каналов — у каждого своя система аналитики, сравнивать результаты кампаний неудобно, нужно выбрать лучший. Или работают десятки сотрудников в разных отделах — со своими KPI и задачами, результат которых нужно изучать. BI-система отразит множество показателей эффективности в понятном виде — время и количество звонков, процент закрытых сделок, количество лидов, цикл сделки.

BI-система пригодится среднему и крупному бизнесу, чтобы упростить работу с данными. Малый бизнес в ней не нуждается: затраты на программу вряд ли окупятся, а информации для дашбордов будет мало. Файл с отчетами о продажах двух — пяти сотрудников можно изучить и без помощи системы.

Данные системы класса BI используют в работе рядовые сотрудники и руководители. Разберем, каким отделам и как помогает аналитика.

1. Отделам маркетинга, рекламы и продвижения. С помощью BI сегментируют целевую аудиторию по интересам, количеству заказов, полу и другим признакам. А еще определяют, как сработала рекламная кампания, какая из площадок приносит большее количество лидов по меньшей стоимости. Редакторы, дизайнеры и копирайтеры тоже используют информацию из отчетов: так определяют, как собрать продающий сайт, о чем писать в постах или какие иллюстрации привлекают читателя.
2. Отделам продаж. По отчетам систем видят, какие клиенты приносят больший доход, и подбирают для них лучшие условия: оптовые цены, меньший срок доставки. Еще менеджеры не путаются в количестве сделок и их статусах. Система наглядно отражает, на каких этапах воронки задерживается покупатель. Руководители отделов продаж отслеживают показатели эффективности: кто из менеджеров приносит больше продаж, у кого выше средний чек, кто не справляется с KPI. Эта информация помогает выявлять проблемы и справедливо выплачивать премии.
3. Отделам по работе с персоналом. HR-менеджеры определяют, какие отделы не справляются с нагрузкой, где не хватает специалистов и чаще всего увольняются сотрудники. А еще составляют портрет кандидата, чтобы допускать меньше ошибок при найме.
4. Отделам финансов.Специалисты получают информацию о выручке, рентабельности и ликвидности компании. Это помогает сводить доходы с расходами, предупреждать кризисы, делать выводы о положении на рынке.

Как внедрить BI-систему в компанию

Компания может разработать систему с нуля, но понадобится большой бюджет и целая команда разработчиков. Внедрить готовую систему быстрее и дешевле. Опишем основные этапы, через которые пройдет при этом компания.

Шаг 1. Определить, зачем бизнесу те или иные показатели. Перед тем как выбрать, какую информацию будет собирать система, пропишите цели. Например, нужны данные по рекламе, чтобы контролировать маркетинговый бюджет, а еще показатели продаж по линейкам товаров, чтобы определить наиболее перспективные направления.

Шаг 2. Обозначить требования. Решите, какие показатели важны и в каком виде, как часто должна обновляться информация, по каким параметрам система ее соберет. Например, бухгалтеру понадобятся ежедневные отчеты об оплатах и тратах, а продажнику — о статусах сделок и количестве обращений.

Шаг 3. Выбрать поставщика. Когда сравниваете программы BI-аналитики, обратите внимание на семь критериев:

• Совместимость системы с вашими базами данных — CRM, таблицами и прочим.
• Визуализацию и инструменты — что входит в состав BI-системы, есть ли интерактивные панели, презентации, если они вам важны.
• Интерфейс — насколько просто им пользоваться.
• Работу техподдержки — как быстро и понятно отвечает на вопросы о системе.
• Машинное обучение — можно ли создавать прогнозные модели по динамике продаж, ценам, складским остаткам.
• Возможность масштабирования — если понадобится анализировать и визуализировать дополнительные данные, например изучать конкурентов.
• Цену — что в нее входит, на сколько человек и на какие параметры рассчитаны тарифы.

Шаг 4. Определить источники данных. В этом поможет поставщик, когда вы дадите техническое задание и обозначите цели. Возможно, понадобится синхронизировать систему с программами учета продаж, CRM-системой, рекламными кабинетами, кадровым электронным документооборотом.

Шаг 5. Настроить систему и обучить сотрудников. Подрядчик настроит хранилища данных и интегрирует программу, протестирует работу инструментов BI-аналитики. Проверьте результат: все ли показатели отражает система, насколько корректно и детально собирает отчеты. Далее разработчики вместе с заказчиком обучают персонал, показывают, как выгружать данные, создавать новые отчеты и использовать готовые.

Шаг 6. Начать работать с данными. Сформируйте первые отчеты и сделайте предварительные выводы. Например, по показателям сделок — об эффективности отдела продаж в этом месяце.

Частые ошибки

Бывает, что бизнес внедряет BI-систему, но не использует все ее возможности. Расскажем о трех самых частых ошибках, которые встречаются.

Сотрудники не используют отчеты. Компании собирают показатели на дашбордах, обсуждают проблемы, но ничего не меняют в бизнес-процессах. Например, маркетолог видит, что один рекламный канал не работает, но решает дать пару месяцев на раскачку. Затем забывает проверить результат. Или руководитель отдела продаж понимает, что трое из 15 менеджеров не выполняют KPI, но не решает проблему.

Определите, как часто и по каким параметрам вы будете собирать информацию, как и с кем изучать. Сравнивайте показатели менеджеров в течение квартала, а затем обучайте тех, кто не справляется, или пересматривайте KPI. При этом не делайте поспешных выводов: если в один месяц продажи упали, это не значит, что отдел не справляется с нагрузкой. Возможно, сказалась сезонность или качество товара.

Компания переплачивает за лишние функции. Допустим, в тариф входят маркетинговые, финансовые и кадровые отчеты. Но компания использует только маркетинговые, хотя оплачивает все.

Прежде чем внедрять систему, решите, какие показатели вам нужны и для чего. Обсудите это с подрядчиками и выберите тариф, в котором будут только нужные функции. Если все отчеты системы нужны, найдите время, чтобы изучить, как работает система, и использовать все возможности.

Пропустили этапы внедрения. В этом случае есть риск, что бизнес будет получать неверные данные. Это происходит по разным причинам. Одна из них — систему синхронизировали не со всеми программами, которые использует компания. Например, только с CRM-системой, а еще есть складской учет — в отдельной программе. Если понадобится аналитика товаров, то информация в BI может быть неверной.

Другая причина — сотрудники по-разному понимают терминологию. Термин «конверсия в продажу» для одних значит устное соглашение, для других — договор, а для третьих — оплату.

Синхронизируйте систему со всеми программами и сервисами, обучите персонал, определитесь с терминами. Можно составить небольшой словарь и инструкцию, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться в отчетах.

Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их нашему менеджеру по продажам, позвонив по номеру +7 (343) 222-17-20, или заказать обратный звонок на нашем сайте – наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.